Orientácia v globálnych previerkach: Sprievodca overovacími službami

V dnešnom prepojenom svete podniky čoraz viac rozširujú svoje pôsobenie a pracovnú silu za hranice. Táto globalizácia si vyžaduje dôkladné porozumenie službám na overovanie preverovania, ktoré zohrávajú kľúčovú úlohu pri zmierňovaní rizík, zabezpečovaní súladu s predpismi a podpore bezpečného pracovného prostredia. Tento komplexný sprievodca poskytuje prehľad o preverovaní zamestnancov, skúma ich typy, právne aspekty, globálne rozdiely a osvedčené postupy pre zamestnávateľov na celom svete.

Čo sú to previerky?

Previerka, známa aj ako preverovanie zamestnancov alebo preverovanie pred prijatím do zamestnania, je proces skúmania minulosti osoby s cieľom overiť jej totožnosť, posúdiť jej vhodnosť na konkrétnu pozíciu a identifikovať potenciálne riziká. Tieto previerky zvyčajne zahŕňajú overovanie informácií poskytnutých jednotlivcom a zhromažďovanie údajov z rôznych zdrojov vrátane verejných registrov, vzdelávacích inštitúcií a predchádzajúcich zamestnávateľov. Rozsah a hĺbka previerky sa môžu líšiť v závislosti od odvetvia, požiadaviek na pracovné miesto a platných zákonov.

Prečo sú previerky dôležité?

Previerky sú nevyhnutné pre organizácie všetkých veľkostí a v rôznych odvetviach. Ponúkajú niekoľko kľúčových výhod:

• Zmierňovanie rizík: Previerky pomáhajú identifikovať potenciálne riziká spojené s prijatím jednotlivca, ako je história trestnej činnosti, podvodov alebo násilia. Tieto informácie umožňujú zamestnávateľom robiť informované rozhodnutia o prijímaní zamestnancov a chrániť svojich zamestnancov, zákazníkov a majetok.
• Súlad s predpismi: Mnohé odvetvia podliehajú predpisom, ktoré vyžadujú previerky na určitých pozíciách. Nedodržanie týchto predpisov môže mať za následok pokuty, sankcie a právnu zodpovednosť.
• Zvýšená bezpečnosť na pracovisku: Preverovaním potenciálnych zamestnancov môžu zamestnávatelia vytvoriť bezpečnejšie a istejšie pracovné prostredie. To je obzvlášť dôležité v odvetviach, kde zamestnanci prichádzajú do styku so zraniteľnými skupinami obyvateľstva, ako sú deti alebo starší ľudia.
• Zlepšenie morálky zamestnancov: Dôkladný proces preverovania môže uistiť existujúcich zamestnancov, že organizácia sa zaviazala udržiavať bezpečné a etické pracovisko.
• Ochrana reputácie: Prijatie nekvalifikovaného alebo nečestného zamestnanca môže poškodiť reputáciu organizácie a viesť k finančným stratám. Previerky pomáhajú chrániť imidž a dôveryhodnosť značky organizácie.

Typy previerok

Konkrétne typy vykonávaných previerok sa líšia v závislosti od pracovnej pozície, odvetvia a platných právnych požiadaviek. Medzi bežné typy previerok patria:

Previerky registra trestov

Previerky registra trestov sú určené na identifikáciu osôb s históriou trestnej činnosti. Tieto previerky zvyčajne zahŕňajú prehľadávanie miestnych, národných a medzinárodných trestných databáz za účelom zistenia záznamov o zatknutiach, odsúdeniach a prebiehajúcich obvineniach. Dostupnosť a prístupnosť trestných záznamov sa v jednotlivých krajinách výrazne líši.

Príklad: V Spojených štátoch môžu previerky registra trestov zahŕňať prehľadávanie databáz vedených štátnymi a federálnymi orgánmi činnými v trestnom konaní. V niektorých európskych krajinách je prístup k registrom trestov obmedzenejší a môže si vyžadovať osobitné zákonné povolenie.

Overenie profesijnej histórie

Overenie profesijnej histórie zahŕňa kontaktovanie predchádzajúcich zamestnávateľov s cieľom potvrdiť správnosť dátumov zamestnania, pracovných pozícií a zodpovedností uchádzača. Môže zahŕňať aj otázky týkajúce sa výkonu uchádzača a dôvodov odchodu. Tento typ previerky pomáha overiť kvalifikáciu uchádzača a identifikovať akékoľvek potenciálne varovné signály.

Príklad: Pri prijímaní na pozíciu vyššieho manažmentu v Kanade môže zamestnávateľ kontaktovať predchádzajúce spoločnosti uchádzača, aby si overil jeho vodcovské skúsenosti a manažérske zručnosti. V niektorých ázijských krajinách si kontaktovanie predchádzajúcich zamestnávateľov môže vyžadovať výslovný súhlas uchádzača.

Overenie vzdelania

Overenie vzdelania potvrdzuje správnosť vzdelávacích údajov uchádzača, ako sú tituly, diplomy a certifikáty. Táto previerka zvyčajne zahŕňa priame kontaktovanie vzdelávacích inštitúcií s cieľom overiť dátumy štúdia, získaný titul a dátum ukončenia štúdia. Presné overenie vzdelania je kľúčové pre pozície vyžadujúce špecifickú kvalifikáciu.

Príklad: Pri prijímaní lekára vo Veľkej Británii by zamestnávateľ overil lekársky titul uchádzača na príslušnej lekárskej fakulte a v licenčnej rade.

Overenie totožnosti

Overenie totožnosti potvrdzuje identitu uchádzača overením jeho mena, adresy, dátumu narodenia a ďalších osobných údajov. Táto previerka zvyčajne zahŕňa porovnanie informácií poskytnutých uchádzačom s dokladmi totožnosti vydanými vládou a s verejnými registrami. Spoľahlivé overenie totožnosti je základom pre všetky ostatné previerky.

Príklad: Pri prijímaní pracovníka na diaľku z Argentíny môže zamestnávateľ použiť online služby na overenie totožnosti, aby potvrdil identitu uchádzača prostredníctvom overenia pasu a adresy.

Úverové previerky

Úverové previerky poskytujú informácie o úverovej histórii uchádzača, vrátane jeho platobnej histórie, nesplatených dlhov a bankrotov. Hoci sú kontroverzné, úverové previerky sa niekedy používajú pre pozície zahŕňajúce finančnú zodpovednosť alebo prístup k citlivým finančným informáciám. Zákonnosť úverových previerok na účely zamestnania sa v jednotlivých jurisdikciách líši.

Príklad: V Spojených štátoch majú niektoré štáty zákony obmedzujúce používanie úverových previerok na účely zamestnania. V niektorých európskych krajinách sú úverové previerky vo všeobecnosti zakázané, pokiaľ neexistuje legitímna obchodná potreba a súhlas uchádzača.

Overenie odbornej licencie

Overenie odbornej licencie potvrdzuje, že uchádzač má potrebné licencie a certifikáty na vykonávanie konkrétnej práce. Táto previerka je obzvlášť dôležitá pre regulované profesie, ako sú lekári, právnici, inžinieri a účtovníci. Zahŕňa kontaktovanie príslušných licenčných komôr na overenie kvalifikácie uchádzača.

Príklad: Pri prijímaní právnika v Austrálii by zamestnávateľ overil licenciu uchádzača na výkon právnickej praxe u príslušnej štátnej advokátskej komory.

Kontrola referencií

Kontrola referencií zahŕňa kontaktovanie osôb, ktoré môžu poskytnúť pohľad na zručnosti, skúsenosti a charakter uchádzača. Tieto referencie zvyčajne poskytuje uchádzač a môžu zahŕňať bývalých nadriadených, kolegov alebo profesorov. Kontrola referencií môže poskytnúť cenné kvalitatívne informácie o vhodnosti uchádzača na danú pozíciu.

Príklad: Pri prijímaní softvérového inžiniera v Indii môže zamestnávateľ kontaktovať bývalých projektových manažérov uchádzača, aby získal spätnú väzbu na jeho technické zručnosti a schopnosť pracovať v tíme.

Preverovanie sociálnych sietí

Preverovanie sociálnych sietí zahŕňa preskúmanie profilov uchádzača na sociálnych sieťach za účelom odhalenia potenciálne problematického obsahu, ako sú diskriminačné poznámky, nezákonná činnosť alebo neprofesionálne správanie. Tento typ previerky sa stáva čoraz bežnejším, ale zároveň vyvoláva obavy o ochranu súkromia. Zamestnávatelia musia zabezpečiť, aby preverovanie sociálnych sietí prebiehalo spravodlivým a nediskriminačným spôsobom.

Príklad: Zamestnávatelia by mali mať jasné pravidlá, ako budú vykonávať preverovanie sociálnych sietí. V niektorých krajinách, ako je Nemecko, je to viac regulované a vyžaduje si silné opodstatnenie. Všeobecné prehľadávanie sociálnych médií zvyčajne nie je povolené.

Právne aspekty previerok

Previerky podliehajú rôznym právnym predpisom, ktoré sa v jednotlivých krajinách výrazne líšia. Zamestnávatelia si musia byť vedomí týchto predpisov a zabezpečiť, aby ich postupy preverovania boli v súlade s nimi. Medzi kľúčové právne aspekty patria:

Zákony o ochrane údajov

Zákony o ochrane údajov, ako je Všeobecné nariadenie Európskej únie o ochrane údajov (GDPR), regulujú zhromažďovanie, používanie a uchovávanie osobných údajov. Zamestnávatelia musia pred vykonaním previerky získať súhlas uchádzača a musia zabezpečiť, aby sa údaje spracúvali bezpečne a používali sa len na legitímne účely. GDPR sa uplatňuje globálne, ak máte zákazníkov/zamestnancov v EÚ.

Príklad: Podľa GDPR musia zamestnávatelia poskytnúť uchádzačom jasné a transparentné informácie o procese preverovania, vrátane typov údajov, ktoré sa budú zhromažďovať, účelov, na ktoré sa budú údaje používať, a práv uchádzača na prístup k svojim údajom, ich opravu a vymazanie.

Antidiskriminačné zákony

Antidiskriminačné zákony zakazujú zamestnávateľom diskriminovať uchádzačov na základe chránených charakteristík, ako sú rasa, náboženstvo, pohlavie a národnostný pôvod. Zamestnávatelia musia zabezpečiť, aby ich postupy preverovania nemali neprimeraný dopad na chránené skupiny.

Príklad: V Spojených štátoch vydala Komisia pre rovnaké pracovné príležitosti (EEOC) usmernenie o používaní previerok registra trestov, v ktorom zdôrazňuje, že zamestnávatelia by mali zvážiť povahu a závažnosť trestného činu, čas, ktorý od neho uplynul, a povahu príslušného pracovného miesta.

Zákon o spravodlivom úverovom výkazníctve (FCRA)

FCRA je americký zákon, ktorý reguluje používanie spotrebiteľských správ, vrátane úverových správ, na účely zamestnania. Zamestnávatelia musia pred získaním spotrebiteľskej správy získať súhlas uchádzača a musia mu poskytnúť kópiu správy, ak sa použije na prijatie nepriaznivého rozhodnutia o zamestnaní.

Príklad: Ak zamestnávateľ zamietne uchádzača o prácu na základe informácií v jeho úverovej správe, musí mu poskytnúť kópiu správy a zhrnutie jeho práv podľa FCRA.

Zákony typu „Ban-the-Box“

Zákony typu „Ban-the-Box“, známe aj ako zákony o spravodlivej šanci, obmedzujú zamestnávateľov v tom, aby sa pýtali na trestnú minulosť uchádzača v úvodnej žiadosti o zamestnanie. Cieľom týchto zákonov je dať uchádzačom s trestnou minulosťou spravodlivú šancu, aby boli zvážení na zamestnanie.

Príklad: Mnohé štáty a mestá v USA prijali zákony typu „Ban-the-Box“. Tieto zákony zvyčajne umožňujú zamestnávateľom pýtať sa na trestnú minulosť uchádzača až po tom, čo bola urobená podmienená ponuka zamestnania.

Medzinárodné predpisy

Pri vykonávaní medzinárodných previerok si musia byť zamestnávatelia vedomí špecifických právnych predpisov v každej krajine. Tieto predpisy sa môžu výrazne líšiť a môžu zahŕňať obmedzenia týkajúce sa typov informácií, ktoré sa môžu zhromažďovať, procesu získavania súhlasu a používania informácií z previerok pri rozhodovaní o zamestnaní.

Príklad: V niektorých európskych krajinách sa od zamestnávateľov môže vyžadovať, aby pred vykonaním previerok získali súhlas zamestnaneckej rady alebo úradu na ochranu údajov. V iných krajinách môže byť prístup k určitým typom informácií, ako sú záznamy v registri trestov, obmedzený.

Globálne rozdiely v postupoch preverovania

Postupy preverovania sa v jednotlivých krajinách výrazne líšia v dôsledku rozdielov v právnych predpisoch, kultúrnych normách a dostupnosti údajov. Zamestnávatelia si musia byť vedomí týchto rozdielov a prispôsobiť im svoje postupy preverovania. Tu sú niektoré kľúčové aspekty:

Dostupnosť údajov

Dostupnosť a prístupnosť údajov sa v jednotlivých krajinách výrazne líši. V niektorých krajinách sú verejné registre ľahko dostupné, zatiaľ čo v iných je prístup k informáciám obmedzený.

Príklad: V Spojených štátoch sú záznamy v registri trestov vo všeobecnosti verejnými záznamami, hoci prístup sa môže v jednotlivých štátoch líšiť. V niektorých európskych krajinách je prístup k registrom trestov obmedzenejší a môže si vyžadovať osobitné zákonné povolenie.

Kultúrne normy

Kultúrne normy môžu tiež ovplyvňovať postupy preverovania. V niektorých kultúrach sa považuje za rušivé pýtať sa na osobný život uchádzača, zatiaľ čo v iných je to prijateľnejšie.

Príklad: V niektorých ázijských kultúrach sa môže považovať za nevhodné vykonávať úverové previerky alebo preverovanie sociálnych sietí bez výslovného súhlasu uchádzača.

Jazykové bariéry

Jazykové bariéry môžu tiež predstavovať výzvu pri vykonávaní medzinárodných previerok. Zamestnávatelia musia zabezpečiť, aby mali potrebné jazykové zručnosti na efektívnu komunikáciu s uchádzačmi, predchádzajúcimi zamestnávateľmi a vzdelávacími inštitúciami.

Príklad: Pri prijímaní kandidáta z Brazílie, ak tím HR nehovorí po portugalsky, bude musieť prekladať dokumenty a prípadne nájsť portugalsky hovoriacich odborníkov, ktorí môžu kontaktovať predchádzajúcich zamestnávateľov.

Nákladové aspekty

Náklady na previerky sa môžu v jednotlivých krajinách tiež výrazne líšiť. Zamestnávatelia by mali pri plánovaní rozpočtu na medzinárodný nábor zohľadniť náklady na previerky.

Príklad: Previerky v niektorých európskych krajinách môžu byť drahšie ako v Spojených štátoch z dôvodu prísnejších predpisov o ochrane údajov a vyšších nákladov na pracovnú silu.

Osvedčené postupy pre vykonávanie globálnych previerok

Aby sa zabezpečilo, že previerky sa vykonávajú efektívne a legálne, zamestnávatelia by mali dodržiavať tieto osvedčené postupy:

• Vypracujte jasné pravidlá: Vypracujte písomné pravidlá preverovania, ktoré načrtnú typy previerok, ktoré sa budú vykonávať, účely, na ktoré sa budú informácie používať, a proces získavania súhlasu.
• Získajte súhlas: Pred vykonaním akýchkoľvek previerok získajte písomný súhlas uchádzača. Uistite sa, že formulár súhlasu je jasný, stručný a ľahko zrozumiteľný.
• Využite renomovaného poskytovateľa: Spolupracujte s renomovaným poskytovateľom previerok, ktorý má skúsenosti s vykonávaním medzinárodných preverovaní a pozná právne predpisy v každej krajine.
• Dodržiavajte zákony o ochrane údajov: Zabezpečte, aby všetky postupy preverovania boli v súlade s platnými zákonmi o ochrane údajov, ako je GDPR.
• Vyhnite sa diskriminácii: Zabezpečte, aby postupy preverovania nediskriminovali uchádzačov na základe chránených charakteristík.
• Poskytnite oznámenie a možnosť reagovať: Ak previerka odhalí informácie, ktoré by mohli viesť k nepriaznivému rozhodnutiu o zamestnaní, poskytnite uchádzačovi oznámenie a možnosť reagovať.
• Zachovávajte dôvernosť: Zachovávajte dôvernosť informácií z previerok a chráňte ich pred neoprávneným prístupom.
• Pravidelne prehodnocujte a aktualizujte pravidlá: Pravidelne prehodnocujte a aktualizujte pravidlá preverovania, aby ste zabezpečili ich súlad s platnými zákonmi a osvedčenými postupmi.
• Všetko dokumentujte: Uchovávajte si dôkladné záznamy o každom kroku v procese, od získania súhlasu až po rozhodnutia o prijatí.

Výber služby na overovanie preverovania

Výber správnej služby na overovanie preverovania je kľúčový pre zabezpečenie presných, vyhovujúcich a efektívnych preverovaní. Pri výbere poskytovateľa zvážte tieto faktory:

Globálny dosah a odbornosť

Vyberte si poskytovateľa s preukázateľnými výsledkami pri vykonávaní medzinárodných previerok a s hlbokým porozumením právnym a kultúrnym nuansám rôznych krajín.

Súlad s predpismi a bezpečnosť

Uistite sa, že poskytovateľ dodržiava všetky platné zákony o ochrane údajov a má zavedené robustné bezpečnostné opatrenia na ochranu citlivých informácií.

Presnosť a spoľahlivosť

Vyberte si poskytovateľa, ktorý používa spoľahlivé zdroje údajov a uplatňuje prísne postupy kontroly kvality na zabezpečenie presnosti svojich správ.

Doba vybavenia

Zvážte dobu vybavenia previerok u poskytovateľa, najmä ak máte naliehavé potreby v oblasti náboru.

Zákaznícka podpora

Vyberte si poskytovateľa, ktorý ponúka vynikajúcu zákaznícku podporu a reaguje na vaše otázky.

Možnosti integrácie

Ak je to možné, vyberte si poskytovateľa, ktorý sa dokáže integrovať s vašimi existujúcimi HR systémami, aby sa zjednodušil proces preverovania.

Cena

Porovnajte náklady rôznych poskytovateľov a vyberte si takého, ktorý ponúka konkurencieschopné ceny bez obetovania kvality.

Budúcnosť previerok

Oblasť previerok sa neustále vyvíja, poháňaná technologickým pokrokom a meniacou sa právnou krajinou. Niektoré kľúčové trendy, ktoré treba sledovať, zahŕňajú:

• Zvýšená automatizácia: Automatizácia zefektívňuje proces preverovania, čím ho zrýchľuje a robí efektívnejším.
• Používanie umelej inteligencie (AI): AI sa používa na efektívnejšiu analýzu údajov a identifikáciu potenciálnych rizík.
• Dôraz na priebežné monitorovanie: Priebežné monitorovanie sa stáva čoraz populárnejším a umožňuje zamestnávateľom sledovať minulosť zamestnancov nepretržite.
• Dôraz na ochranu osobných údajov: Ochrana osobných údajov sa stáva čoraz dôležitejšou témou a zamestnávatelia musia zabezpečiť, aby ich postupy preverovania boli v súlade s platnými zákonmi o ochrane údajov.
• Väčšia transparentnosť: Rastie dopyt po väčšej transparentnosti v procese preverovania, pričom uchádzači chcú vedieť, aké informácie sa zhromažďujú a ako sa používajú.

Záver

Služby na overovanie preverovania sú nevyhnutným nástrojom pre organizácie, ktoré chcú zmierniť riziko, zabezpečiť súlad s predpismi a podporovať bezpečné a isté pracovné prostredie. Porozumením rôznym typom previerok, právnym aspektom, globálnym rozdielom a osvedčeným postupom môžu zamestnávatelia vyvinúť efektívne programy preverovania, ktoré spĺňajú ich špecifické potreby a sú v súlade s platnými zákonmi. Keďže svet sa stáva čoraz prepojenejším, dôležitosť previerok bude len rásť, čo si od zamestnávateľov vyžaduje, aby zostali informovaní a prispôsobovali svoje postupy.

Dôkladným zvládnutím zložitosti globálnych previerok môžu podniky s istotou rozširovať svoje operácie a budovať rozmanité, talentované a dôveryhodné tímy po celom svete.